Workflow - Grundlagen

Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist eine festgelegte, wiederholbare Reihenfolge von Arbeitsschritten, Aufgaben oder Datenflüssen, um ein bestimmtes geschäftliches oder technisches Ziel zu erreichen. Er koordiniert das Zusammenspiel von Personen, Systemen und Dokumenten von Anfang bis zum Ende.

Aufgaben

In der Praxis werden diese Arbeitsschritte typischerweise von mehreren logischen Gruppen (z. B. Projektleiter oder Serviceteam) erledigt, die sich gegenseitig "die Bälle zuspielen". Ein Arbeitsschritt bezieht sich bei der Ausführung auf die Daten der jeweils vorherigen Schritte. So kann z. B. ein Serviceteam die Vereinbarung eines Vor-Ort-Termins auf der Basis der Wunsch-Terminplanung des Projektleiters treffen, die dieser bereits im ersten Workflow-Arbeitsschritt definiert hat.

Diese Teilschritte nennen wir Aufgaben.

Eine Aufgabe kann wahlweise ein "Human"-Task sein, der vom User ausgeführt wird. Es sind jedoch auch maschinell ausgeführte Tasks wie E-Mail-Versand, Datenexport oder das Starten eines Folgeworkflows möglich.

Eine solche Aufgabe kann - am Beispiel eines Serviceworkflows - z. B. so aussehen:

Schleifen

Enthält eine Aufgabe ein entscheidungsrelevantes Eingabefeld, so wird der Workflow abhängig von dieser Entscheidung durchlaufen. Einen logischen Teilbereich eines Workflows nennen wir Schleife. Ein klassisches Beispiel hierfür ist eine Freigabe: fällt diese negativ aus, so wird z. B. eine Nacharbeitsschleife durchlaufen.

Dokumentation

Die Gesamtheit der Dateneingaben aller Workflow-Aufgaben nennen wir Dokumentation.

Dort kann zum einen der Fortschritt eines Workflows eingesehen werden, da sich die verschiedenen Bereiche (z. B. Bestellung, Lieferung, Rechnung) Schritt für Schritt mit Inhalt füllen. Gleichzeitig bietet das Dossier bei abgeschlossenem Workflow eine vollständige Dokumentation des Gesamtvorgangs (z. B. die Planung, Ausführung und Rechnungsstellung einer Montage bei einem Installationsworkflow).

So könnte das bei dem oben genannten Serviceworkflow beispielhaft aussehen:

Rollout- und Servicemanagement mit