Workflow - Grundlagen

Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist eine festgelegte, wiederholbare Reihenfolge von Arbeitsschritten, Aufgaben oder Datenflüssen, um ein bestimmtes geschäftliches oder technisches Ziel zu erreichen. Er koordiniert das Zusammenspiel von Personen, Systemen und Dokumenten von Anfang bis zum Ende.

In der Praxis werden diese Arbeitsschritte typischerweise von mehr als einer logischen Gruppe (z.B. Projektleiter oder Serviceteam) erledigt, die sich gegenseitig "die Bälle zuspielt". Ein Arbeitsschritt bezieht sich bei der Ausführung auf die Daten der jeweils vorherigen Schritte. So kann z.B. ein Serviceteam die Vereinbarung eines Vor-Ort-Termins auf der Basis der Wunsch-Terminplanung des Projektleiters treffen, die dieser bereits im ersten Workflow-Arbeitsschritt definiert hat.
Diese Teilschritte nennen wir Aufgaben.

Eine Aufgabe kann wahlweise ein "Human"-Task sein, der vom User ausgeführt wird, es sind jedoch auch maschinell ausgeführte Tasks wie Email-Versand, Datenexport oder Starten eines Folgeworkflows möglich.
Eine solche Aufgabe kann - am Beispiel eines Serviceworkflows - z.B. so aussehen:

Enthält eine Aufgabe ein entscheidungsrelevantes Eingabefeld, so wird der Workflow abhängig 
von dieser Entscheidung durchlaufen. Ein logischer Teilbereich eines Workflows nennen wir
Schleife. Ein klassisches Beispiel hierfür ist eine Freigabe: fällt diese negativ aus, so wird
z.B. eine Nacharbeitsschleife durchlaufen.

Die Gesamtheit der Dateneingaben aller Workflow-Aufgaben nennen wir Dokumentation.
Dort können zum einen der Fortschritt eines Workflows eingesehen werden, da sich
die verschiedenen Bereiche (z.B. Bestellung, Lieferung, Rechnung) Schritt für Schritt
mit Inhalt füllen. Gleichzeitig bietet das Dossier bei abgeschlossenem Workflow eine vollständige
Dokumentation des Gesamtvorgangs (z.B. die Planung, Ausführung und Rechnungsstellung einer Montage
bei einem Installationsworkflow).

So könnte das bei o.g. Serviceworkflow beispielhaft aussehen: