Workflow Designer

[Voraussetzung: Berechtigungsrolle "Workflow Architect"]

Der Workflow Designer ist eines der Herzstücke von Flexiflow.
Mittels dieses Werkzeugs können Sie eigenständig Workflows erstellen und administrieren - mit allem, was dazugehört.

Vorbereitung
Möchten Sie sich zunächst mit theoretischen Grundlagen befassen, so empfehlen wir Ihnen die Lektüre des folgenden Kapitels:
Workflow Grundlagen

Verwendung eines Standardworkflows
Möchten Sie möglichst zügig und komfortabel einen Workflow für ein bestimmtes Thema erstellen,
so bietet es sich an, zu prüfen, ob für Ihren Anwendungszweck etwas für Ihren Bedarf bei unseren Standardworkflows
dabei ist. Momentan unterstützen wir die Bereiche Survey/Standortbegehung, Installation, Service, Order/Bestellung,
sowie Customer Satisfaction/Kundenzufriedenheit.
Flexiflow Standardworkflows

Zug. Operation: Clone Workflow

Erstellen eines neuen Workflowtemplates
Möchten Sie einen Workflow "von Grund auf hochziehen", geht dies mittels
der Operation "Template hinzufügen". Ein Workflowtemplate ist die "Bauvorlage" für alle Workflowinstanzen,
also alle aktiven Workflows.
Vergeben Sie nun für ihr Workflowtemplate einen eindeutigen, sprechenden Namen im Feld "Bezeichnung".

💡

Bitte beachten Sie: der Name des Workflows hat weitreichende Konsequenzen, da er sich durch
das gesamte System zieht. Im Idealfall beziehen Sie die beteiligten Usergruppen mit ein,
damit dieser möglichst für alle intuitiv ist.

Hilfreich kann sein, im Feld "Beschreibung" zu definieren, was dieser Workflow "leistet".
Auf diese Art ist für alle Beteiligten klarer, was mit dem Workflow erreicht werden soll und dient
gleichzeitig als technische Dokumentation.

Der Systemname (rechts neben der Bezeichnung) sollte nach Erstellen des Templates nicht verändert werden.

Die Höhe und Breite der Arbeitsfläche können Sie so lassen, wie vom System angeboten -
diese wird ohnehin beim Modellieren dynamisch angepasst.

Das System nimmt Ihnen die Konfiguration ab, die für die Anzeige der Workflowdaten in der Dokumentation
notwendig ist. Standardmäßig ist daher die Anzeige der Dokumentation eingehängt.

Variablen benötigen wir zunächst keine.

💡

Die Option "Beim Start des Workflows zur ersten Aufgabe weiterleiten."
darf gerne aktiviert werden. Auf diese Art wird die erste Aufgabe eines Workflows unmittelbar nach Workflowstart zur Bearbeitung geöffnet, ohne Zwischenschritt über das Dashboard - vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Berechtigungen für diese Aufgabe.

Arbeiten mit dem Workflow Designer
Beginnen Sie, indem Sie ihr Workflow Template mit der Operation "Bearbeiten" öffnen.

⚠️

Solange Ihr Workflow noch nicht fertig konfiguriert und validiert ist, erscheint die
Systemmeldung "Diese Vorlage muss vor der Verwendung überprüft werden."

Die blauen Buttons im oberen Menü sind die Standard-Operationen, mit denen
sowohl der Workflow modelliert wie auch die Anzeige der geschriebenen Daten beeinflusst werden kann,
wie z.B. bei "Dokumentation editieren".
Wir werden diese noch im Detail kennenlernen.

Hinzufügen von Lanes

Nun widmen wir uns den Lanes. Unter einer Lane verstehen wir ein logisches
Element, mit dem festgelegt wird, welche Workflowteilnehmer welche Aufgaben bearbeiten dürfen, die innerhalb dieser Lane platziert sind. Dies kann über Rechterollen, Benutzer oder - etwas fortgeschrittener - über Variablen gesteuert werden.

1) Operation "Lane hinzufügen"

Wählen Sie zunächst aus der oberen, horizontalen Navigation die Operation "Lane hinzufügen" aus:

Machen Sie danach im nachfolgenden Konfigurationsdialog Angaben dazu, für wen Aufgaben in dieser Lane
ausgeliefert werden sollen. Bestätigen Sie mit "Lane erstellen".

💡

Das System liefert Ihnen die Option "Zuweisen zu" standardmäßig mit "Rolle" aus.
In den meisten Fällen ist es das, was benötigt wird.

2) Kontrollieren der Lane-Konfiguration.
Wenn die Rolle, die Sie zugewiesen haben, so erscheint wie in Screen 3) grün umrandet,
war Ihre Konfiguration erfolgreich.

💡

Wenn Sie fortgeschrittene Setups unterstützen möchten, so kann für eine Lane auch eine Reihe von Roles sowie eine Kombination von Roles und Benutzern konfiguriert werden.
Dies ist sehr flexibel, stellt jedoch in der Regel die Ausnahme dar.
Wir beraten Sie gerne, was in diesem Kontext für Sie Sinn macht.

Zusätzlich zu den Lanes für die Human Tasks empfehlen wir, zwei weitere Lanes standardmässig
einzurichten: einmal "System" (für Aufgaben, die automatisiert ohne Nutzeraktivität ausgeführt werden,
zum anderen "Dokumentation". Letztere hilft Ihnen zum einen, den Funktionsumfang Ihrer Aufgaben vor der eigentlichen Konfiguration der Aufgaben sinngemäß zu planen, zum anderen dient sie der technischen Dokumentation
ihrer Arbeit.

💡

Wir empfehlen, die Dokumentations-Lane gleich zu Beginn einer Workflowproduktion mit "Leben zu füllen".
Auf diese Art können Sie "aus Vogelperspektive" umreißen, was benötigt wird.

Sobald ihre Lanes gemäß der gewünschten Workflowteilnehmer (z.B. Project Manager, Service Team) eingerichtet sind, können Sie damit beginnen, sich den Aufgaben zu widmen, die innerhalb Ihres Workflows bearbeitet werden sollen.

Hinzufügen von Aufgaben

Beginnen Sie mit der Operation "Aufgabe hinzufügen" im oberen, horizontalen Menü.

Wie Sie sehen, bietet FlexiFlow eine große Auswahl an Aufgabentypen.
Schauen wir Sie uns an:

Tasktyp	Einsatzzweck	Anmerkungen / Tips
Inhaltstyp Aufgabe	Dieser Aufgabentyp ist der "Big Player" für eine Aufgabe, die einem Benutzer bearbeitet wird.	In der Regel ist es das, was benötigt wird. Andere User Tasks stellen eine Ausnahme dar.
Sende E-Mail Aufgabe	Mit diesem Aufgabentyp kann eine standardisierte Email mit Anhängen, die im Workflow hochgeladen wurden, versendet werden.	Als Empfänger können Rechterollen, Emailadressen wie auch komplexere Adressaten verwendet werden.
Prozessvariable festlegen	Mit diesem Aufgabentyp wird eine Prozessvariable gesetzt.
Kundenzufriedenheits Aufgabe	Dieser Aufgabentyp startet einen FlexiFlow Standardworkflow vom Typ "Kundenzufriedenheit / Customer satisfaction survey"
Webform Aufgabe	Dieser Aufgabentyp stellt eine Ausnahme dar und wird daher hier nicht weiter erläutert.	Kommen Sie auf uns zu, wenn Sie hierzu mehr wissen möchten.
Automatisiert ausgeführte Aufgabe / Batch Task	Ein Batch Task ruft eine vorgefertige Funktion auf, die einem bestimmten Zweck erfüllt. Von der Bedienung her muss nur der Name der Funktion bekannt sein und korrekt ausgewählt sein.	Das Einrichten eines Batch Tasks ist ein ziemlich technischer Vorgang und wird in der Regel von einem der FlexiFlow Entwickler betreut. Sinngemäß können hier Sonderwünsche von Ihnen umgesetzt werden, die nicht mit den "regulären" Task Typen abgedeckt werden.
Wenn Aufgabe	Einer der Aufgabentypen, mit der die Logik innerhalb eines Workflow gesteuert wird.	Dieser Task leistet dies: WENN eine Bedingung erfüllt ist, dann geht der Workflow einen oder mehrere definierte Wege weiter, ist die Bedingung nicht erfüllt, dann geht er einen anderen Weg, den sog. False-Weg. Die beiden Varianten werden bei der Verbindung von Aufgaben farblich dargestellt: schwarz (true) = Bedingung erfüllt rot (false) = Bedingung nicht erfüllt
Und Aufgabe	Ein weiterer Aufgabentyp, mit dem Prozesslogik gesteuert wird, also der Ablauf eines Workflows	Verwendet man diesen Aufgabentyp, so "wartet" der Workflow, bis alle Tasks, die -logisch vorausgehend - "bei ihm eingetroffen" sind. Erst dann geht es weiter.
Oder Aufgabe	Ein weiterer Aufgabentyp, mit dem Prozesslogik gesteuert wird, also der Ablauf eines Workflows	Verwendet man diesen Aufgabentyp, so "wartet" der Workflow, bis einer der Tasks, die -logisch vorausgehend - "bei ihm eingetroffen" sind. Ist dies der Fall, dann geht es weiter.
Ende Aufgabe	Der "Ende" Aufgabentyp repräsentiert das Ende des Workflow.	Es kann durchaus mehrere "Ende" Aufgabentypen geben, z.B. einen für "Ende, alles ordnungsgemäß durchgeführt" alternativ "Ende mit Abbruch".
Starte untergeordneten Workflow	Dieser Aufgabentyp triggert einen untergeordneten / logisch abhängigen Workflow.	Dabei werden alle Prozessvariablen vom sog. "Parent" Workflow an den sog. "Child" Workflow übergeben.
Manuelle Web Aufgabe	Dieser Aufgabentyp kann momentan vernachlässigt werden.
Interaktive Aufgabe	Dieser Aufgabentyp kann momentan vernachlässigt werden.